窓口でもらう現金医院は日々現金の入出金が発生するので、その管理が必要です。
特に税務調査時にも、現金がきちんと管理されているかを調べられますので、売上金と経費の支払いは明確に分ける必要があります。
特に注意するのは、窓口のお金をそのまま経費の支払いに充てたり、個人的な支払いを窓口現金で支払ってしまう場合です。窓口でもらう現金管理については、以下のようにした方が良いと思います。
まず、窓口現金は、診療が終了してレジ閉めが終わったら、売上金をそのまま封筒に入れます。
また同時に、毎日の窓口現金の記録をエクセルなどで「窓口月計表」を作成して管理します。
そして、その日の売上金を、その日又は翌日に銀行へ預け入れます(ATM振込等)。
ここでの重要な点は、毎日銀行へ入金することです。
このような処理により通帳には、1日毎の売上が毎日記帳されますので、通帳を見ただけで、きちんと売上金が管理されていることが分かります。毎日預け入れるのが大変な場合は、数日分をまとめて入金しても、入金する際は営業日毎に分けて入金します。
このような処理により、通帳には日毎の売上が記帳されます。更に、通帳の入金額の横に、実際の売上日を鉛筆などで記入しておきます。 このような処理により通帳自体が売上管理表となり、信用性が増します。
○ 窓口差異
患者から窓口でもらった金額と実際にある金額に差異が生じる場合があります。
その原因は様々ですが、主な原因は以下のようになります。
1. 値引
2. 計算間違い
3. 再請求によるズレ
4. 10円未満の四捨五入処理
このような原因が生じた場合には、その都度に管理台帳に記入して原因を把握しておく必要があります。その差額は現金過不足として処理します。そして、税務調査時に原因を適切に説明できる必要があります。
○ 経費支払専用の現金
現金払いする他の経費の為に、別の現金を用意しておく必要があります。売上金は銀行へ入金するので、売上金からは経費の支払はしません。
そのため、経費支払い用に、例えば5万円の現金を用意しておきます。日々の経費支払いはその現金から支払い、現金出納帳などに支払明細を記録して領収書を整理・保管します。
○ 院長が支払う経費専用の現金
接待費や交通費など、医院外で院長が経費を使う場合もあります。この場合も、院長用の別財布を用意しておくと、個人的な経費と混ざらなくなりますので、管理がしやすくなります。
管理の仕方はAの経費専用財布と同じです。少なくなったら、医院の口座から下ろして入金します。領収書の管理も同じ方法です。